OKR é uma metodologia utilizada para atender às necessidades das novas mecânicas da atividade profissional. Seja pela evolução tecnológica ou por outros eventos de impacto na comunidade global. O mundo do trabalho está mudando.
No entanto, o que não muda é o fato de que uma empresa nasce com um propósito e opera diariamente para alcançá-lo. É papel de todas as lideranças garantir que gestores e colaboradores sustentem os objetivos principais.
Mas, uma pesquisa do Asana, de 2020, revela que apenas 26% dos empregados têm clareza no quanto aquilo que fazem individualmente contribui para a empresa.
O problema em questão pode se relacionar com as transformações recentes na sociedade e nos empregos?
Seja sim, ou não, a resposta da pergunta acima, a pesquisa Asana também aponta, com outro dado, para a raiz do problema. Apenas 16% dos trabalhadores dizem que a companhia estabelece de maneira efetiva os objetivos.
Assim, menos de um a cada cinco colaboradores visualizam com clareza por que fazem o que fazem e quais os objetivos de suas empresas.
É com o intuito de melhorar essas estatísticas que grandes empresas globais estão utilizando a metodologia OKR.
OKR: o que é?
Primeiramente adotada por muitas empresas do Vale do Silício, OKR é uma metodologia de gestão ágil utilizada para definir objetivos e mensurar resultados. O modelo foi criado na década de 1970 por Andy Grove, cofundador da Intel.
Mas por que criar um modelo inovador tanto tempo atrás? É o que você pode estar se perguntando.
Na verdade, foi apenas na virada do milênio que o método começou a se difundir e virou realidade para muitas startups e novos tipos de negócio, para estar lado a lado de um cenário dinamizado.
Além do Google, uma das principais referências e onde o conceito se difundiu, temos também entre as empresas que se valem do OKR: LinkedIn, Amazon, Netflix, entre outras.
Dessa forma, para entender mais do conceito, é preciso desmembrar a sigla.
O que é, literalmente, OKR?
A fórmula tem dois componentes. A letra O representa os objetivos (objectives) da organização, ao passo que as letras KR são os resultados-chave (Key results), as metas que levarão a empresa a alcançar os objetivos.
Um dos investidores do Google, John Doerr, foi quem apresentou a metodologia para os funcionários em 1999. A partir daí, ele desenvolveu uma técnica, cujas bases simples iremos apresentar mais à frente neste texto.
Qual o principal objetivo do OKR?
No contexto de pequenas e médias empresas, o SEBRAE aponta para a falta de gestão estratégica como um dos fatores essenciais para a falência. OKR é uma metodologia eficaz e que pode ser usada por qualquer tipo de empresa.
Assim, o principal objetivo das OKRs é auxiliar no aumento de engajamento dos colaboradores. Todos os times terão em mente o objetivo em comum, a missão do todo e o papel individual, em alinhamentos constantes para que cada nova etapa seja desafiadora e estimulante.
Além disso, as estratégias se tornam mensuráveis e os resultados são apresentados a todos. A empresa se torna menos fechada para suas estruturas internas e as prioridades encurtam as distâncias entre os objetivos do negócio, e o dia a dia dos colaboradores.
Exemplos de OKR
Na hora de montar os OKRs, o objetivo deve derivar da estratégia da empresa e gerar valor perceptível para o negócio. Em caso do objetivo não haver valor claro, é necessário revisar ou eliminar e começar tudo do zero.
Um princípio básico dos OKRs é saber lidar com os erros. Nem sempre todos os key results serão alcançados, e isso é parte do método. Ainda que não se “gabarite”, é fundamental aprender com os porquês do insucesso para desenhar novos objetivos para o futuro.
Traremos dois exemplos de OKRs. Um deles, utilizando a visão do iFood em seu compromisso com as práticas ESG. O outro, de maneira lúdica, imaginando este texto e a sua leitura como parte de OKRs de marketing. Vamos lá?
- Objetivo: ser uma das empresas mais conscientes do mercado acerca da pegada do carbono.
- KR1: Reduzir em 600 toneladas o uso de plástico nas entregas;
- KR2: Buscar apoio de mais de 100 mil restaurantes;
- KR3: Arrecadar mais de 1.5 milhão de doações para o combate ao desperdício.
Esse é um exemplo de OKRs voltadas à compromissos ambientais dentro de uma empresa.
Agora, pensemos neste texto. Ele faz parte de uma estratégia de marketing e pode ser uma ponta da construção do OKR.
- Objetivo: ganhar mais visibilidade orgânica através de melhor posicionamento nos mecanismos de busca.
- KR1: Lançar pelo menos quatro blogposts por semana, otimizados para SEO;
- KR2: Melhorar sete conteúdos por semana atualizando palavras-chave;
- KR3: Alterar títulos e descrições de SEO quinzenalmente e conferir os resultados.
Quando utilizar o OKR?
É possível utilizar o OKR para empresas de portes e momentos distintos.
Não há definido que haja um momento mais propício, ainda que seja um bom ponto de partida, negócios em fase inicial que precisam estabelecer objetivos iniciais.
As OKRs vão guiar a maneira da empresa se organizar, bem como acompanhar cada passo periodicamente. É uma ferramenta para melhorar a performance e eficiência.
A principal ideia é utilizá-la para concentrar foco no que realmente é importante de se fazer nos determinados ciclos, ao passo que “risca” o que não é relevante. As metas precisam ser claras e é bom que tenham profissionais responsáveis por verificar o andamento das metas.
OKR: qual a sua importância?
A importância das OKRs é solucionar o problema que abriu este texto. Tornar claro para colaboradores os objetivos de uma empresa e buscar alcançá-los da melhor maneira possível.
O negócio será mais ágil, já que os ciclos curtos – normalmente trimestres – demandam resultados tangíveis nesse espectro. A cada fim de ciclo, as pessoas se reúnem para averiguar o que foi produzido e quais os próximos passos.
Essa agilidade no processo é crucial para o aumento de desempenho de toda e qualquer organização. Traz mais autonomia dos colaboradores e permite feedbacks rápidos, a fim de que se possa corrigir deslizes de rota, caso necessário.
E como fazer para que não se trace objetivos demais para conquistas de menos? O foco é papel importante no OKR, sabendo que muitos “não” precisarão ser ditos no processo de implementação do modelo.
Quais os benefícios do OKR?
Um dos principais benefícios dos OKRs é o fato do modelo não ser fechado, com diversas regras flexíveis.
Quando Andrew Grove a desenvolveu, não indicou práticas específicas do que deveria ser feito. Ele não criou nenhum “mapa” do OKR.
A maior parte das organizações adapta detalhes da metodologia para a própria realidade. OKR é uma ferramenta transparente. Todos os funcionários podem e devem ter acesso a eles.
Os OKRs também reforçam a cultura data-driven nas empresas, pois toda decisão é tomada segundo análise de dados.
Para ter sucesso, é imprescindível que o objetivo estipulado tenha sido desenhado com base em números tangíveis e não “feito no chute”, como no jargão popular.
Diferença entre OKR e KPI
Siglas de três letras que possuem a letra K, que são possíveis de correlacionar, mas não representam a mesma coisa.
O significado de OKR é aquele que trazemos até aqui, o método geral que relaciona objetivos e metas.
Já KPI são indicadores de desempenho. Métricas utilizadas para medir o desempenho e cumprimento de uma tarefa. É possível usar KPI para embasar resultados que sejam quantitativos.
O KPI é muito mais concentrado nos resultados, enquanto o OKR diz respeito aos processos. Como você pode ver, eles não se anulam, mas tem espaços diferentes em um modelo de gestão.
OKR: como implementar esta metodologia?
Se o que você leu até agora chamou a atenção, saiba a seguir como implementar a metodologia usada por grandes empresas globais. O primeiro passo é não ter medo de errar. Pode acontecer mesmo com o uso de OKRs, o importante é saber o que fazer com eles.
Comece definindo objetivos que o seu negócio quer alcançar. Para cada objetivo, liste de dois a cinco resultados-chave (KRs). Comunique e alinhe com as equipes, atualizando mensal ou trimestralmente o alcance desses resultados.
Pense nas vitórias iniciais. Valorize cada conquista e crie uma cultura do OKR dentro dos times. Experimente desafiar o topo da hierarquia primeiro e ir desdobrando para as demais partes. Os líderes dão exemplo.
Eduque os colaboradores para entender o porquê dos OKRs. Por mais que seja um método usado pelas grandes empresas, esta não pode ser a única razão de fazê-lo. Explique mais sobre a iniciativa, a fim de todos estarem em sintonia com os objetivos.
O OKR precisam estar inseridos no dia a dia da empresa. São necessárias reuniões periodicamente para acompanhar a evolução dos resultados e um calendário prevendo a definição dos novos OKRs, formando pequenos ciclos.
Quais são as ferramentas utilizadas no OKR?
Existem ferramentas de OKR (software) disponíveis, desenvolvidas aqui e lá fora. Não que elas sejam obrigatórias para o início da implementação deste modelo.
A maior parte das empresas começa sem uma ferramenta profissional, e evolui até o poder de adquirir um software.
A principal ferramenta para controle dos OKRs são as planilhas. Você pode utilizar as Google Sheets, por exemplo. Nela, deve constar a descrição dos objetivos, os KRs, a fonte dos dados usados como referência, valor base e valor alvo.
Cabe relembrar a importância da construção baseada em dados, portanto, ferramentas de gestão de dados também são importantes.
Segundo uma pesquisa da McKinsey, 53% das companhias que conquistaram alta performance são adeptas de analytics.
Dicas para montar uma planilha de OKR
Confira algumas dicas para montar e acompanhar sua planilha de OKR:
- Defina objetivos claros: Identifique os resultados-chave que você deseja alcançar e estabeleça metas específicas e mensuráveis para cada objetivo.
- Mantenha-a simples: Evite tornar a planilha complexa demais. Utilize um formato claro e organizado que seja fácil de entender e atualizar.
- Divida por trimestres: Separe a planilha por trimestres para facilitar o acompanhamento do progresso e permitir ajustes ao longo do tempo.
- Estabeleça prazos realistas: Defina prazos realistas para cada objetivo e acompanhe regularmente o progresso para garantir que você esteja no caminho certo.
- Acompanhe o desempenho: Registre os resultados alcançados e compare-os com as metas estabelecidas. Isso permitirá que você identifique áreas de melhoria e faça ajustes conforme necessário.
- Use gráficos e visualizações: Utilize gráficos e visualizações para apresentar visualmente o progresso e facilitar a compreensão dos resultados.
- Compartilhe com a equipe: Compartilhe a planilha com a equipe para que todos estejam alinhados e possam acompanhar o progresso em conjunto.
4 erros cometidos ao aplicar a metodologia OKR
Apesar de parecer um conceito um pouco simples, aplicar o OKR não é tão fácil quanto parece.
Por isso, separamos alguns erros comuns ao aplicar a metodologia OKR:
- Definição de objetivos pouco claros: Um dos erros mais comuns é estabelecer objetivos vagos ou abrangentes demais. É essencial que os objetivos sejam específicos, mensuráveis e alcançáveis.
- Falta de alinhamento entre os níveis hierárquicos: A falta de alinhamento entre os objetivos da organização, das equipes e dos indivíduos é um erro que compromete a eficácia do OKR. É fundamental que haja uma conexão clara entre os diferentes níveis hierárquicos.
- Ignorar a importância dos resultados-chave: Os resultados-chave são o coração do OKR, pois são eles que medem o progresso e o sucesso dos objetivos. Um erro comum é negligenciar a definição de resultados-chave relevantes, mensuráveis e desafiadores. É importante garantir que os resultados-chave sejam definidos com cuidado e alinhados aos objetivos estabelecidos.
- Falta de acompanhamento e revisão: O OKR requer um acompanhamento constante para avaliar o progresso e fazer ajustes quando necessário. A falta de revisão regular compromete a agilidade e a adaptação necessárias para alcançar os resultados desejados.
Qual é a técnica do OKR?
A técnica ou a fórmula do OKR se dá da seguinte maneira, segundo John Doerr (antigo gestor da Intel):
Nós iremos (_______)
Medidos por (______)
Ou seja, “nós iremos” é o objetivo, enquanto “medidos por” são os key results.
Nesta técnica, estão lado a lado aquilo que você deseja alcançar e a forma de mensurar os resultados em todas as suas etapas. Não há outras regras tão definidas, mas dificilmente você irá encontrar key results que não possuam números.
Quais são os ciclos do OKR?
Os ciclos do OKR são os períodos determinados para que cada objetivo proposto seja alcançado. Não existe um ciclo pré-determinado na origem do conceito. A duração vai variar de acordo com a necessidade, ambição e capacidade da empresa.
Uma configuração comumente utilizada é a de um ciclo maior para os OKRs da empresa (seis meses ou um ano) e ciclos menores para os times (três meses).
Os ciclos também podem se subdividir em outras fases: planejamento, monitoramento e avaliação.
Um ciclo de OKR sempre termina com a avaliação dos resultados e com o planejamento do próximo ciclo. O plano de ação é a peça mais importante de um fim de ciclo, para que outro possa se iniciar.
Quanto tempo duram os ciclos de OKR?
Quando falamos de um ciclo de OKR, não há uma resposta definitiva sobre a duração dos ciclos, pois tudo vai depender dos objetivos de negócio da empresa.
No entanto, é importante trabalhar com pequenas metas secundárias, para acompanhar o quão longe, ou quão perto se está da meta principal.
Por fim, vamos mostrar os 3 ciclos mais comuns do OKR. Confira:
- Ciclos trimestrais: Ciclos de OKR com duração de três meses. Esse período oferece um tempo razoável para estabelecer metas ambiciosas, implementar estratégias eficazes e obter resultados tangíveis.
- Ciclos: Projetos de longo prazo, ciclos de OKR com duração de seis meses podem ser uma opção viável. Isso permite um prazo mais estendido para adaptar-se a mudanças e alcançar resultados complexos.
- Ciclos personalizados: Algumas organizações optam por ciclos de OKR personalizados, ajustados às suas necessidades específicas. Essa abordagem flexível permite adaptar o período de tempo com base no contexto operacional, tamanho da equipe e objetivos estratégicos.
Quais os tipos de OKR?
Na hora de classificar os tipos de OKR, é importante ter em mente que não existe um “guia oficial”. Nunca foi publicada algo que se assemelhe como uma “bíblia do OKR”, a ser seguida veementemente.
Não é uma metodologia prescritiva. O que existe são conjuntos de práticas que cada empresa deverá adaptar de acordo com a sua realidade.
Na tipificação, é possível classificar as OKRs em três seções diferentes: organizacional, departamental e individual.
OKR organizacional
São OKRS que norteiam toda a empresa. Toda a estratégia da empresa deve ter desdobramentos nestes OKRs.
OKR departamental
Metas direcionais para os times. Podem ter objetivos específicos, mas estar devidamente alinhados com os propósitos da organização.
OKR individual
Os OKRs individuais devem ter foco na performance e na entrega, dentro do esperado da área e valência, de determinado colaborador.
Como mensurar os resultados do OKR?
Para mensurar os resultados das OKRs, você precisa avaliar a porcentagem dos key results que foi alcançada dentro de cada ciclo. Assim sendo, dá para representar de 0 a 100 essa medição, sendo que cada número representa um tópico para o plano de ação.
Os 100% são improváveis de atingirmos. 70% pode indicar um ótimo desempenho e incutir em metas mais desafiadoras. Já algo perto de 25% ou 30% é um indicativo de performance ruim e a necessidade de realizar novos alinhamentos.
Um processo comum para mensurar os resultados do OKR são os check-ins. Estes são rituais curtos e com foco na discussão da evolução dos OKRs dos times.
No check-in, toma-se consciência das dificuldades encontradas e se buscam as melhores ideias para uma nova tomada de decisão.
As reuniões de check-in são parte vital dos OKRs. Recomenda-se que sejam feitas, pelo menos, quinzenalmente. Uma reunião desse tipo pode durar entre 20 a 30 minutos e não deve ser tão extensa para não haver desvios de foco.
Em uma agenda de check-in de OKR, podemos constatar os seguintes tópicos:
- Avaliação dos números atuais para cada Key Result;
- Conversa sobre empecilhos para o atingimento dos Key Results;
- Quais as principais ações para a próxima semana ou quinzena;
- Debate sobre o nível de confiança para cumprir determinados Key Results.
Agora que você já sabe o que é OKR, que tal aprender a definir na prática com o método do IFood?
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